WSTĘP
W StrategyWise Consulting szanujemy prywatność osób, których dane osobowe przetwarzamy w związku z prowadzoną przez nas działalnością. Niniejsza polityka wyjaśnia, kto jest administratorem danych, w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej dane są przetwarzane, komu są przekazywane, jak długo przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.Polityka obowiązuje w odniesieniu do wszystkich kanałów komunikacji administratora, w tym: strony internetowej strategywise.com.pl, korespondencji elektronicznej z domeny strategywise.pl, newslettera, kontaktu handlowego z inicjatywy administratora (tzw. cold outreach) oraz procesu rekrutacyjnego.
1. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH?
Administratorem danych osobowych jest:
StrategyWise Consulting Sp. z o.o.
ul. Zajęcza 15,
00-351 Warszawa
KRS: 0000894098 (Sąd Rejonowy dlam.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy) REGON: 384906496 NIP: 1231455072W
dalszej części zwana „SWC” lub„Administratorem”.
Marka i domeny. Administrator prowadzi działalność również pod marką handlową StrategyWisePublic Affairs & Communications oraz korzysta z dwóch domen: strategywise.pl (poczta elektroniczna — adresy imienne oraz info@strategywise.pl) oraz strategywise.com.pl (strona internetowa).
Kontakt w sprawach ochrony danych:
E-mail: info@strategywise.pl
Adres korespondencyjny: jak wyżej.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — nie ma takiego obowiązku w rozumieniu art. 37 RODO. Wszelkie sprawy związane z ochroną danych osobowych obsługuje bezpośrednio zarząd Administratora pod wskazanym powyżej adresem.
2. CELE, PODSTAWY PRAWNE I ZAKRES DANYCH
Administrator przetwarza dane osobowew następujących celach:
2.1.Odpowiedź na zapytanie i realizacja umowy
Gdy skontaktujesz się z nami samodzielnie (formularz, e-mail,telefon) lub gdy prowadzimy z Tobą rozmowy dotyczące współpracy: przetwarzamy imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, dane organizacji, treść korespondencji. Pdstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy oraz jej wykonanie).
2.2. Obowiązkipodatkowo-księgowe
Wystawianie i archiwizacja faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych,rozliczenia podatkowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości, ustawą o VAT, Ordynacją podatkową.
2.3.Kontakt handlowy z inicjatywy Administratora (cold outreach B2B)
Kontaktujemy się z osobami pełniącymi funkcje decyzyjne w podmiotach, do których kierujemy naszą ofertę — członkami zarządów,dyrektorami, kierownikami działów odpowiedzialnymi za obszary objęte naszymi usługami.
Zakres danych: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, stanowisko, dane organizacji, dane kontaktowe organizacji.
Źródło danych: publicznie dostępne rejestry i strony internetowe, w szczególności: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS),Biuletyny Informacji Publicznej (BIP) jednostek sektora publicznego, strony internetowe podmiotów gospodarczych, portale zawodowe (np. LinkedIn) w zakresie danych publicznie dostępnych, katalogi branżowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego własnych usług skierowanego do osób pełniących funkcje zawodowe. Administrator przeprowadził test równowagi (balancing test) i uznał, że interes ten nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności ze względu na: (a) zawodowy, a nie prywatny kontekst kontaktu, (b) ograniczenie do adresów służbowych i danych funkcyjnych, (c) zapewnienie łatwej możliwości sprzeciwu i wypisu, (d) treści komunikatów odpowiadających funkcji zawodowej adresata.
Narzędzie techniczne: korespondencja handlowa jest realizowana z wykorzystaniem systemu Livespace CRM (Livespace S.A., Polska). System obsługuje procesy sprzedaży, sekwencje wiadomości oraz zarządzanie sprzeciwami. Wysyłka odbywa się z serwera poczty elektronicznej Administratora (Microsoft 365) — Livespace pełni rolę interfejsu do przygotowania i kontroli wysyłki, nie własnego dostawcy poczty.
Sprzeciw. W każdej chwili masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych w tym celu. Wystarczy odpowiedzieć „STOP” na otrzymaną wiadomość albo napisać na info@strategywise.pl — usuniemy Twoje dane z bazy w ciągu 24 godzin roboczych.
2.4.Newsletter i komunikacja marketingowa (subskrypcja)
Jeśli zapiszesz się na nasz newsletter, będziemy przetwarzać Twój adres e-mail (opcjonalnie imię i nazwisko) w celu wysyłania informacji onaszych usługach, publikacjach i wydarzeniach.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda) oraz art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili klikając link „wypisz się” w każdej wiadomości lub pisząc na info@strategywise.pl
Narzędzie techniczne: newsletter obsługiwany jest przez MailerLite Limited (Irlandia). Zapis następuje przez formularz na stronie strategywise.com.pl z podwójnym potwierdzeniem (double opt-in).
2.5.Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.
2.6. Rekrutacja
Jeśli aplikujesz do pracy w SWC, przetwarzamy dane zawarte w Twoim CV i liście motywacyjnym.
Podstawa prawna: - art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie danych niezbędnych do zawarcia umowy o pracę / współpracy (art. 22¹ Kodeksu pracy), - art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych podanych przez Ciebie z własnej inicjatywy poza wymaganym zakresem, - art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie przetwarzania na potrzeby przyszłych rekrutacji (jeśli wyrazisz odrębną zgodę).
3. OKRESY PRZECHOWYWANIA DANYCH
Twoje dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to konieczne, jednak nie dłużej niż jest to opisane poniżej:
• Odpowiedź na zapytanie bez zawarcia umowy: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• Realizacja umowy: przez czas trwania umowy
• Rozliczenia księgowe i podatkowe: 5 lat od końca roku,w którym powstał obowiązek podatkowy
• Dochodzenie roszczeń: do czasu przedawnienia - 3 lata dla roszczeń z działalności gospodarczej (art. 118 k.c.), 6 lat dla pozostałych
• Cold outreach B2B (bez odpowiedzi): do 6 miesięcy od ostatniej wiadomości
• Cold outreach B2B (po sprzeciwie): usunięcie w ciągu 24 godzin roboczych; minimalny rekord (adres e-mail + flaga „opt-out”) na potrzeby wykluczenia z przyszłych wysyłek - bezterminowo.
• Newsletter: do wycofania zgody, następnie usunięcie z zachowaniem rekordu opt-out.
• Rekrutacja bieżąca: 6 miesięcy od zakończenia procesu.
• Rekrutacja - przyszłe procesy (za zgodą): 24 miesiące od udzielenia zgody.
4. TWOJE PRAWA
Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:
• Prawodostępu do swoich danych iotrzymania ich kopii (art. 15).
• Prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16).
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny Administratora (art. 17).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art.18).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20).
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w szczególności w zakresie marketingu bezpośredniego (art. 21). Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy i nie wymaga uzasadnienia.
• Prawo dowycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem (art. 7 ust. 3).
• Prawo do niepodlegania automatycznemu podejmowaniu decyzji (art. 22). Administrator nie stosuje takich mechanizmów.
• Prawo downiesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Aby skorzystać z tych praw, napisz na info@strategywise.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.
5. KOMU PRZEKAZUJEMY DANE?
Twoje dane mogą być przetwarzane przez zaufanych partnerów, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):
5.1. System CRM i wysyłka wiadomości handlowych
Livespace S.A. (z siedzibą w Warszawie, Polska) - polski dostawca systemu CRM, obsługujący pełen cykl kontaktu z klientami i potencjalnymi klientami, w tym: rejestrację danych kontaktowych, sekwencje wiadomości, kontakt handlowy z inicjatywy Administratora, zarządzanie sprzeciwami i wypisami. Infrastruktura serwerowa Livespace zlokalizowana jest w centrum danych Amazon Web Services w Dublinie, w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
5.2. Wysyłka newslettera:
MailerLite Limited (z siedzibą w Dublinie, Irlandia) - obsługa listy subskrybentów newslettera, wysyłka wiadomości marketingowych do osób, które wyraziły dobrowolną zgodę na ich otrzymywanie.
Podprocesorzy MailerLite:
• GoogleCloud EMEA Ltd (Dublin, Irlandia; centrum danych: Holandia) — hosting w chmurze, przechowywanie baz danych, oprogramowanie analityczne.
• VercomS.A. (Poznań, Polska; spółka-matka MailerLite) - obsługa polskich klientów,wspólne usługi korporacyjne w ramach grupy kapitałowej. Wszyscy podprocesorzy MailerLite działają w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
5.3.Infrastruktura IT i hosting
Microsoft Ireland Operations Limited — usługi Microsoft 365 (poczta elektroniczna, przechowywanie plików,kalendarz, dokumenty). Główna infrastruktura zlokalizowana w EOG; część usługwsparcia może operować globalnie na podstawie Microsoft Data ProtectionAddendum.
Webflow, Inc. (San Francisco, USA) — hosting strony internetowej strategywise.com.pl.Webflow prowadzi aktualną listę własnych podprocesorów pod adresemwebflow.com/legal/subprocessors. Administrator monitoruje zmiany podprocesorówWebflow i zachowuje prawo sprzeciwu w terminie 15 dni od notyfikacji.
5.4. Księgowość
Filar Finanse Sp. z o.o. - obsługaksięgowa, kadrowo-płacowa i podatkowa Administratora.
5.5. Podwykonawcy merytoryczni
Podwykonawcywspierający realizację konkretnych projektów doradczych - każdorazowo na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania projektu.
Aktualna szczegółowa lista podprocesorów dostępna jest na wniosek skierowany na info@strategywise.pl.
Nie sprzedajemyTwoich danych podmiotom trzecim.
6. ZABEZPIECZENIA
Administratorstosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronędanych osobowych, w tym w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS/HTTPS),uwierzytelnianie SPF/DKIM/DMARC dla poczty elektronicznej, kontrolę dostępu dosystemów, dwuetapowe uwierzytelnianie użytkowników, umowy powierzenia zprocesorami, przeszkolenie personelu w zakresie ochrony danych, regularneprzeglądy bezpieczeństwa.
7. TRANSFER DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
Wybór dostawcówzostał dokonany z priorytetem dla rozwiązań europejskich. Główne narzędzia operacyjne, system CRM (Livespace), wysyłka newslettera (MailerLite wraz z podprocesorami Google Cloud EMEA i Vercom), infrastruktura biurowa (Microsoft 365), operują z infrastruktury zlokalizowanej w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Niektóre narzędzia mogąjednak powodować transfer danych osobowych poza EOG:
• Webflow, Inc. (USA) — hosting strony internetowej;
• Microsoft Corporation — w zakresie, w jakim usługi wsparcia lub globalna infrastruktura grupy Microsoft mogą operować poza EOG (regulowane przez Microsoft Data Protection Addendum).
Transfer odbywa sięna podstawie:
1) Decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework — w zakresie transferów do podmiotów z siedzibą w USA uczestniczących w programie DPF;
2) Standardowych Klauzul Umownych (SCC) przyjętych decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r., w zakresie transferów niepokrytych decyzją adekwatnościową. Kopia zabezpieczeń, stosowanych przy transferze danych oraz informacja o statusie uczestnictwa poszczególnych podmiotów w Data Privacy Framework dostępne są na wniosek skierowany na info@strategywise.pl
8. PLIKI COOKIES
Strona strategywise.com.pl używa plików cookies.
8.1. Rodzaje cookies
• Niezbędne(essential): zapewniają podstawowe funkcje strony. Stosowane bez zgody na podstawie art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego.
• Analityczne: pomagają nam zrozumieć ruch na stronie (np. Google Analytics). Stosowane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie aktywnej zgody.
• Marketingowe: służą personalizacji komunikacji marketingowej. Stosowane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie aktywnej zgody.
8.2. Zarządzanie cookies.
Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlamy Ci banner cookies z możliwością: akceptacji wszystkich cookies, odrzucenia wszystkich cookies innych niż niezbędne, do stosowania preferencji per kategoria. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili, klikając link „Ustawienia cookies” w stopce strony.
9. ZMIANY POLITYKI
Administrator zastrzega sobie możliwość aktualizacji niniejszej polityki. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie strategywise.com.pl/polityka-prywatnosci wraz z datą ostatniej modyfikacji.
____________________________________________
Data ostatniej aktualizacji: 6.08.2026